A projekt célja, hogy a szolgáltató-fogyasztó szemlélet alapján Pécsvárad szolgáltatási portfólióját a társadalmi-gazdasági igényekhez igazítsuk, azaz a kötelező és az önként vállalt feladatok ellátása egy időben legyen eredményes az ügyfelek számára és költséghatékony a szolgáltatók részéről.
Ennek a célnak egy fontos eszköze a település működésének racionalizálása, az önkormányzási képesség javítása. Egyrészt szükséges a helyi jogalkotási folyamat eredményesebbé tétele, a döntési mechanizmusok korszerűsítése a megfelelő előkészítéssel és utókövetéssel, ezeknek az érdekében indokolt a partnerség erősítése és a tervezési eszköztár kiegészítése a településen nem fellelhető kompetenciák külső kiegészítésével. A helyi kormányzási képességet, a helyi mozgásteret szűkíti a település gazdálkodásában rejlő lehetőségek kiaknázatlansága, emiatt szükséges a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása is, mert az így felszabaduló pénzeszközöket újra a lakossági igények magasabb szintű kielégítésére lehet fordítani.
A társadalmi-gazdasági igények megfelelő szintű, eredményesebb és/vagy költséghatékonyabb kielégítésének folyamatában a települési intézményekre komoly szerep hárul, mivel a Hivatal mellett ők kerülnek nagyobb mértékben közvetlenül kapcsolatba a településen élőkkel. Kiemelt cél az intézmények által biztosított közszolgáltatások minőségének javítása, ehhez szükséges az ellátott igazgatási szolgáltatások megszervezésének finomhangolása, a költséghatékony működési eljárások és vezetési eszközök bevezetése, továbbá erősíteni kell a „jó gazda szemléletet” mind a települési döntéshozók, mind az intézményi vezetők körében.
A település feladatainak és intézményi működésének racionalizálása előtt és közben szükséges a projektszemlélet erősítése, az intézményi vezetők felkészítése, az önkormányzat teljes körű átvilágítása és monitoringja, az eredmények folyamatos utókövetése. Ezeket a folyamatokat olyan eszközök biztosításával kell támogatni, mint az eljárások információtechnológiai megalapozása, a követelményrendszer kialakítása, a települési szinten csak korlátozott mértékben megtalálható kompetenciák feltérképezése, illetve szakértői szolgáltatások igénybevétele.
A projekt részletezése
A szolgáltatásközpontú, stratégiai szemléletű korszerű település üzemeltetés új szervezési-működési kultúra meghonosítását teszi szükségessé. A társadalmi és jogszabályi igényekhez illeszkedő, minőségi feladatellátás egyszerre követeli meg az ügyfélközpontú gondolkodást, a hatékonyságra és eredményességre törekvést valamint a gazdaságossági szempontok érvényre juttatását.
A Polgármesteri Hivatal ügyfélközpontú gondolkodásának, szemléletének megtestesítői azok a köztisztviselők, akik közvetlen kapcsolatban állnak Pécsvárad lakóival (polgáraival), ezért különösen fontos ezen munkatársak ügyfélkapcsolati kompetenciái fejlesztése.
Olyan átfogó, komplex szemléletet kell alkalmazni, melyben egyszerre képes érvényesülni a gazdasági szereplők profit érdekeltsége, a hivatal biztonságra törekvése és a testület eredmény-orientáltsága. A megfelelő kompetenciák a megfelelő helyre kell kerüljenek, ahol a döntéshozó a döntéshozatalra, a Hivatal a hatósági feladatokra és törvényességre, az intézmények pedig a szakmai feladatok ellátására koncentrálhatnak. Így valósulhatnak meg a döntési mechanizmus korszerűsítésére, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítására, valamint a partnerségek erősítésére irányuló célkitűzések.
Ezen elvek érvényre juttatása mellett kell kidolgozni az átfogó településüzemeltetés és fejlesztés testre szabott programját, mely alapján lehet szervezni az önkormányzat (azon belül a Hivatal) által ellátandó feladat-és felelősségi rendszert, kialakítani a hatékony munkaszervezetet támogató folyamatszabályozásokat, élni a szükséges informatikai fejlesztések közszolgáltatási minőséget javító jótékony hatásával. Ezen intézkedések együttese biztosíthatja azt, hogy hosszú távon is biztosított legyen a stratégiai, komplex gondolkodás és a fejlesztések fenntarthatósága.
A program eredményeként felállítandó új feladat-ellátási struktúrától legalább 5%-5% megtakarítást kívánunk elérni működési és fejlesztési kiadások tekintetében, amely forrás-felszabadulás újabb mozgásteret adhat a döntéshozóknak a lakosságnak nyújtandó szolgáltatások minőségének és/vagy mennyiségének növelésére.
Pécsvárad Város Önkormányzata megkötötte a megvalósításra vonatkozó vállalkozási szerződéseket 2 közbeszerzési eljárás keretében:
A vezetési tanácsadói és képzési szolgáltatásokat vállalkozói szerződés keretében a VANIN Kft. és RESPONSUM Kft. végzi.
A településüzemeltetési monitoring és döntéstámogató szoftver szállítását, üzembe helyezését vállalkozási szerződés keretében a Clearinfo Kft. végzi.
A projekt négy, egymással összefüggő, illetve egymásra épülő elemből áll:
A Polgármesteri Hivatal működésének optimalizációja
Korszerű település-üzemeltetési és -fejlesztési (TÜF) program kidolgozása
Korszerű önkormányzati rendeletalkotás és költségvetési gazdálkodás kidolgozása
Helyi Kommunikációs Stratégia kidolgozása
A projekt feladatainak részletezése:
A Polgármesteri Hivatal működésének optimalizációja
A feladat megvalósításának első lépése Pécsvárad Város Polgármesteri Hivatalának működésének felmérése, amely során vizsgálni kell:
·a szervezeti egységeket és az egységek közötti folyamatokat és az azokat szabályozó dokumentumokat,
·a feladatok ellátásának tárgyi és humán erőforrás feltételeit, valamint
·a feladatok ellátásának minőségét mérő tényleges és potenciális mutatószámok használatát.
A Polgármesteri Hivatal (PH) jelenlegi működési folyamatainak felülvizsgálata keretében az alapdokumentumok elemzését követően helyzetfeltáró interjúkra kerül sor a döntés-előkészítésben és döntéshozatalban érintett helyi szereplőkkel (vezető köztisztviselők, vezető politikusok).
Ezt követően elkészülnek azok a javaslatok, amelyek a hivatali szabályozásokkal kapcsolatos módosításokat, és a műhelymunka során közösen meghatározott új eljárások és szabályozások leírását tartalmazzák. Az intézkedések végeredményeként a VANIN Kft. és RESPONSUM Kft. elkészíti a Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) módosítására vonatkozó javaslatát, olyan formában, hogy arról az önkormányzat képviselő testülete dönteni tudjon.
Önkormányzati intézmények működésének felülvizsgálata, korszerű település-üzemeltetési és - fejlesztési program tanácsadói kidolgozása
A testre szabott és korszerű Településüzemeltetési és -fejlesztési (TÜF) program kidolgozása a helyi sajátosságok feltárásával indul. Felmérésre kerül a Polgármesteri Hivatal és egyéb önkormányzati intézmények által ellátott és ellátandó településüzemeltetési feladatok köre, azok mennyiségi és minőségi jellemzőivel. A dokumentumelemzések, helyi interjúk és szemlék eredményeként előáll a településüzemeltetési feladatkataszter.
A feladatkataszterre épül a felmérés második fázisaként az erőforrás-analízis, melyben az ellátott és ellátandó feladatok emberi és tárgyi eszköz igénye kerül meghatározásra az első fázisban alkalmazott módszerek segítségével.
Az érintettekkel egyeztetett problématérkép alapján kerül kialakításra a testre szabott TÜF program az akcióterületek és prioritások kijelölésével, a megoldás eszközrendszerével, korszerűsített feladat és erőforrás-allokációs térképpel, valamint a települési igényekhez és lehetőségekhez szabott ütemezéssel.
A Településüzemeltetési és Fejlesztési Programban (továbbiakban: TÜF Program) rögzítésre kerülnek a következő alintézkedések:
·az önkormányzat kötelező és önként vállalt feladatait ellátó szervezeti egységek szervezetfejlesztési céljai,
·a célokhoz vezető intézkedések, mint például az ellátandó feladatok:
oszervezeti struktúrájának kialakítása és annak ütemezése,
oa pénzügyi, tárgyi és humán erőforrás feltételek biztosítása,
oa minőségét mérő indikátorok használata, valamint
oaz érintettek képzése
§a korszerű településüzemeltetési és -fejlesztési gondolkodás elsajátítása,
§az átfogó, stratégiai szemlélet mélyítése,
§a program sikeres megvalósítása által is megkövetelt projekt szemlélet erősítése érdekében.
A programterv javaslat kiinduló pontja belső műhelymunkaként készül el, majd több körben kerül egyeztetésre a program érintettjeivel és a döntéshozókkal.
A korszerű településüzemeltetési és fejlesztési gondolkodás megteremtése, az átfogó, stratégiai szemlélet mélyítése, a program sikeres megvalósítása által is megkövetelt projekt szemlélet erősítése érdekében kerül sor az érintettek képzésére, oktatására.
A településre szabott TÜF-programhoz képzések és informatikai háttértámogatás is tartozik, amelyet a Clearinfo Kft. biztosít. A PH és az önkormányzati intézmények közötti információáramlás, a feladat-végrehajtási folyamatok követéséhez, valamint az intézmények közötti együttműködés javítása érdekében szükséges egy üzemeltetés monitoring szoftver beszerzése.
Ehhez a szoftverhez és magához a TÜF-programhoz kapcsolódóan a döntéshozók és alkalmazottak képzése külső, tapasztalt szakértők bevonásával történik, olyan szállítóval, akinek egyszerre van gazdasági szervezetfejlesztési és önkormányzati tapasztalata.
A kidolgozott TÜF Programot az önkormányzat képviselő testülete határozattal jóváhagyja.
Korszerű önkormányzati rendeletalkotás és költségvetési gazdálkodás kidolgozása
Az önkormányzati rendeletalkotás és a költségvetési gazdálkodás felülvizsgálata keretében nemcsak az alapdokumentumok (Önkormányzat SZMSZ-e, Minőségirányítási Kézikönyv, eljárási utasítások, munkautasítások, egyéb belső és külső szabályozó dokumentumok, belső és külső ellenőrzések, értékelések bizonylatai) elemzésére kerül sor, hanem megvizsgáljuk a modern költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazását, illetve a projekt szemlélet érvényesülését.
A feladat megvalósításának első lépése az elemző tanulmány elkészítése, amely során:
·megvizsgálásra kerül az Önkormányzat jelenlegi rendeletalkotási és költségvetési eljárásrendje, valamint
·helyzet feltáró interjúk készülnek az önkormányzati döntéshozókkal.
A tanulmány elkészítése után a VANIN Kft. és RESPONSUM Kft. javaslatokat fogalmaz meg különös figyelmet fordítva a hatályos hazai jogszabályok és vonatkozó uniós normák rendelkezéseire, ugyanakkor tekintettel a fejlesztési koncepcióra. Ezen szempontok mellett a költségvetési tervezés eljárásrendjének átalakítására irányuló javaslatok prioritásként kezelik a költségvetési egyensúly fenntartását és a racionális gazdálkodás alapelveit.
A jogalkotási eljárások korszerűsítésével párhuzamosan a közbeszerzési szabályzat átdolgozására is sor kerül. A kidolgozott javaslatok műhelymunka keretében ismertetik az érintettekkel, ami lehetőséget kínál számukra arra, hogy a javaslatok részletes bemutatása után reflektáljanak, amennyiben nem értenek egyet a javaslatok valamely pontjával, ütköztessék álláspontjukat a szakértőkkel. Az érintettek véleményével gazdagított anyag alapján készíti el azt a végleges változatot, amelyet az önkormányzat képviselő testülete határozattal elfogad.
Helyi Kommunikációs Stratégia kidolgozása
A polgár közeli önkormányzás, a szolgáltató típusú önkormányzati modell megköveteli, hogy a helyi közösség részt vegyen saját környezetének alakításában, befolyásolni tudja a helyi társadalomra is kihatással levő folyamatokat. Az ehhez szükséges kommunikáció kétirányú, egyrészt megfelelő szintű tájékoztatásra van szükség, másrészt az önkormányzatnak nyitottnak kell lenni az információk fogadására.
A feladat célja, hogy a szolgáltató önkormányzat kialakításának jegyében megteremtse az Önkormányzat és a lakosság közötti kétirányú kommunikációt. Ehhez első lépésként az önkormányzati döntéshozókkal készült egyeztetések után a VANIN Kft. és RESPONSUM Kft. javaslatokat fogalmaz meg. Ezután készül el a Helyi Kommunikációs Stratégia, amelyet az önkormányzat képviselő testülete határozattal jóvá tud hagyni.
A Helyi Kommunikációs Stratégia különböző intézkedéseket tartalmaz. Mivel ennek a projekteknek a tartalomtól függően egymástól szignifikánsan eltérő nagyságú költségvonzatai lehetnek, a VANIN Kft. és RESPONSUM Kft. az önkormányzati döntéshozók bevonásával megvalósíthatósági terveket készít.
